Aanbestedingen


Elektronisch aanbesteden

Elektronisch aanbesteden


Posted By on jun 22, 2016

Elektronisch aanbesteden

Elektronisch aanbesteden, ook wel e-aanbesteden of e-procurement genoemd, is sinds 2012 verplicht voor alle aanbestedende diensten van de overheid. Het ministerie van Economische Zaken heeft hiervoor de e-portal Tenderned ontwikkeld. Op deze website staan alle Nederlandse overheidsopdrachten, (voor)aankondigingen, gunningsbeslissingen en rectificaties.

Daarnaast zijn er diverse commerciële aanbieders, zoals Aanbestedingskalender, Negometrix en CTM Solution. Kijk hier voor een vergelijking tussen Aanbestedingskalender en Tenderned.

 

E-procurement bestaat echter uit meer dan alleen het publiceren door aanbestedende diensten, het zogenoemde e-informing. Er is namelijk ook e-transacting: het daadwerkelijk uitvoeren van de aankoop via internet. Binnen e-transacting bestaan er de volgende onderdelen:

 

  • E-sourcing: het zoeken naar leveranciers, producten en diensten;

 

  • Collaborative product commerce: het versturen van data tussen organisaties, zoals bijvoorbeeld productwensen en levertijden;

 

  • E-tendering: het elektronisch versturen van informatie-aanvragen en offertes;

 

  • E-reverse auctioning: starten van een veiling met het doorgeven van de vraag aan geselecteerde leveranciers;

 

  • Web-based ERP (Enterprise Resource Planning): het versturen van bestellingen en rekeningen via internet;

 

  • E-ordering: bestellen van indirecte inkopen zoals kantoor- en schoonmaakartikelen.

 

De nieuwe Europese Aanbestedingsrichtlijn in de Aanbestedingswet 2012 maakt het verplicht om vanaf 1 juli 2017 in heel Europa de gehele procedure van aanbestedingen boven de Europese drempelwaarden elektronisch te laten verlopen. Dit geldt niet alleen voor de aanbestedingsdiensten van de overheid, maar ook voor speciale-sectorbedrijven zoals elektriciteitsbedrijven, drinkwaterbedrijven en openbaarvervoersbedrijven. Via welk platform de diensten en bedrijven de aanbestedingen en opdrachten aanbieden is hierbij niet voorgeschreven.

 

 

Voordelen e-aanbesteden

E-procurement is eenvoudiger en effiënter, doordat het minder tijd kost. Veel handmatige taken kunnen op een simpele manier door het systeem gebeuren. Denk hierbij aan het invoeren van de bestellingen en het controleren van de facturen. Doordat bestellingen sneller afgehandeld kunnen worden en de levertijd korter wordt, hoeft er ook minder voorraad aangehouden te worden.

Bovendien is e-aanbesteden goedkoper: in de praktijk blijkt het zo’n 5-20% te schelen. Dat zorgt ervoor dat de investering in het systeem snel terugverdiend kan worden. Een systeem zorgt voor een betere procescontrole en een betere onderhandelingspositie, omdat eerdere bestellingen en afspraken makkelijk en snel zijn terug te halen.

Doordat er minder papier wordt gebruikt, minder afval geproduceerd wordt en minder vervoerd wordt, is e-procurement ook beter voor het milieu.

Tenslotte zorgt e-aanbesteden ook voor een transparanter inkoopproces, waardoor de concurrentie bevorderd wordt. Dit zorgt voor betere kwaliteit en lagere prijzen. Dankzij deze transparantie is de aanbestedende dienst beter in staat de voorraad goed te beheren en kan de overheid ook makkelijker voldoen aan algemene beginselen van behoorlijk bestuur als het gelijkheidsbeginsel en het zorgvuldigheidsbeginsel.

 

Risico’s van e-procurement

E-procurement is niet een oplossing voor elk inkoopprobleem van de organisatie. Belangrijk is om het goede systeem te kiezen voor een zo groot mogelijke efficiëntie en effectiviteit. Daarnaast moet ook kritisch gekeken worden welke functionaliteit in het gekozen systeem het meeste voordeel oplevert. Tenslotte is het van belang de medewerkers te motiveren om het systeem goed te gebruiken en de organisatie hierop in te richten. Dit kan gebeuren door het inzetten van een verandertraject dat erop gericht is obstakels weg te nemen en het gedrag van medewerkers te veranderen.

Read More